Zur Unterstützung unseres Teams in der Abteilung Betrieb und Verkehr in der Außenstelle Hamm suchen wir Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Assistenz (w/m/d) der Außenstellenleitung Hamm.

Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere: 

• Sie sorgen für eine reibungslose Büroorganisation, übernehmen die Postbearbeitung und koordinieren Termine. Zudem gestalten Sie die Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen aktiv mit und führen Protokoll
• Sie unterstützen die Planung und Organisation von Dienstreisen und stellen durch die sorgfältige Prüfung der Reisekostenabrechnungen deren sachliche und rechnerische Richtigkeit sicher
• Sie führen fundierte themenbezogene Recherchen durch, entwickeln aussagekräftige Präsentationsvorschläge und bereiten Kommunikationsempfehlungen sowie organisatorische Abstimmungen mit internen und externen Beteiligten professionell vor
• Sie ermitteln Bedarfe, rufen Leistungen aus bestehenden Rahmenverträgen ab und erstellen Beschaffungsanträge einschließlich der zugehörigen Leistungsverzeichnisse in enger Abstimmung mit dem Fachbereich
• Sie bearbeiten Rechnungen in SAP, prüfen diese gewissenhaft auf sachliche und rechnerische Richtigkeit, übernehmen die ordnungsgemäße Kontierung und unterstützen die Kosten‑ und Leistungsrechnung durch eine präzise verursachungsgerechte Zuordnung von Kosten

Das sollten Sie mitbringen:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Sicherer Umgang mit administrativen Prozessen und Büroorganisation
• Erfahrung in der Bearbeitung von Schriftverkehr und Dokumentenverwaltung
• Fähigkeit, Informationen strukturiert aufzubereiten und verständlich darzustellen

Das wäre wünschenswert:

• SAP‑Kenntnisse, insbesondere in der Rechnungsbearbeitung und Kosten-/Leistungsrechnung
• Erfahrung in der Erstellung von Präsentationen und Recherchen
• Kenntnisse im Veranstaltungs‑ oder Sitzungsmanagement

Zu Ihren persönlichen Stärken zählen:

• Ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenz

• Engagierte, zuverlässige, verantwortungsbewusste, selbstständige Arbeitsweise

• Hohe Belastbarkeit, Entscheidungsfreude und Einsatzbereitschaft

• Sicheres, verbindliches Auftreten, Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen

Entgeltgruppe: E8

Die Vergütung erfolgt gemäß der o.g. Entgeltgruppe. Die individuelle Festlegung der Entgeltstufe richtet sich nach den Vorgaben des MTV-Autobahn.

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Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.